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#HomeOffice: #NuevaNormalidad ¿Qué necesitan innovar los softwares de gestión de tareas y proyectos?

Si por el #Covid19 y el #aislamiento estás pensando... ¿qué puedo innovar como empresa de tecnología? Aquí te compartimos una idea que puedes desarrollar.


Como bien sabemos la mayoría del planeta se encuentra en modo #HomeOffice, y eso ha llevado a que nos den muchos tips sobre cómo realizar el trabajo en casa. Esto es relativamente fácil para personas que ya venían trabajando en esta modalidad, sin embargo, para los que son nuevos, esto les ha costado mucho trabajo, principalmente porque no nos han dicho cómo priorizar las actividades que son relevantes para mi jefe, área, departamento, compañía, etc.

Quieras o no, el estar de Godínez en nuestro lugar de trabajo o empresa nos empujaba a no meternos tanto tiempo al Facebook, Youtube, Insta, o ahora TikTok; o bien a dar seguimiento a los pendientes que eran urgentes para el jefe o para el equipo de trabajo con el que convivimos día a día. Con el #COVID19, esta interacción se ha perdido o al menos ha cambiado.

Ante esta situación, tanto pequeñas como grandes empresas están buscando soluciones que les ayuden a llevar ese seguimiento de tareas en un mundo virtual, y es ahí donde se presenta una oportunidad de negocio e innovación.

Por lo tanto, si eres una empresa que está pensando en desarrollar una solución de tecnología y no sabes por donde empezar, lo primero que tienes que hacer es analizar qué existe hoy en el mercado y encontrar lo que necesitan para generar un mayor valor a tus futuros clientes. Es decir, hacer un #benchmark de todas las plataformas o soluciones similares que existen.

Pensando en eso y entendiendo el reto que representa el #HomeOffice, nosotros, en #XP3, hicimos la tarea y nos echamos un clavado para conocer las diferencias que tienen los software para gestión de tareas y proyectos, mejor conocidos como Project Portfolio Management (#PPM).

Después de hacer un mapeo de los principales softwares de #PPM, hicimos un análisis de las funcionalidades y características de las siete que consideramos más importantes, tanto para pequeñas como grandes empresas.

El resultado nos permite observar que la diferenciación en la funcionalidad entre una y otras es mínima. También se distingue el hecho de que, si bien en su gran mayoría todas aplican para cualquier industria, muchas han decidido especializarse en ciertos giros de negocio, entre los más comunes destacan: agencias de marketing, oficina de proyectos de tecnología, proyectos de construcción, entre otras.


Cabe mencionar que a simple vista la funcionalidad de las soluciones para PyMes y para Enterprise o grandes empresas son casi nulas, el reto radica en la complejidad de gestionar información y sistemas alternos.

Otro punto que llamó la atención es que la mayoría de estas plataformas ayudan a la colaboración y seguimiento de tareas, comparten información entre sí, sin embargo, esto datos no son procesados para la toma de decisiones. En otras palabras, puedo asignar actividades del día a día, escribir notas, vincular mi correo electrónico, adjuntar documentos como presentaciones, minutas, reportes, pero, la gran pregunta es: ¿Quien está analizando esta información? ¿Qué decisiones podemos tomar con ellas?

La respuesta… ¡Nadie! Ninguna plataforma tiene esta funcionalidad.


¿la razón?, este tipo de funcionalidades están relacionadas con módulos de predictivos y escenarios “what if?” que no suelen considerarse en la mayoría de las plataformas PPM, sino más bien en soluciones de “Intelligent Information Management” o #IMM.


Esto es un problema para las empresas, pues como nos dicen siempre nuestros clientes: “A mí dame una solución que ya tenga todo". Lo que nos lleva a la conclusión de que si quieres gestionar pendientes, actividades de un equipo, colaborar y llevar el manejo de tus tareas o proyectos con información oportuna, inteligente y clave, estas soluciones deberán buscar la forma de unir fuerzas.

Por ende si quieres crear una solución para la Gestión de tareas y proyectos que cuente con ese WOW que la gran mayoría de los negocios necesitan durante este #homeoffice que ha llegado para quedarse, debes de integrar los siguientes funcionalidades clave:

1. Asistente Personal Inteligente.

  • LLeva la gestión de actividades, notas, documentos, cuentas con recordatorios y alertas individuales. De ser posible integrarlo con un teléfono móvil, whatsapp, donde un bot recuerde todos los días cual es la lista de pendientes. ¡Eso estaría excelente!.

2. Las 3 C´s : Comunicación, Colaboración y Concertación.

  • La mayoría, si no es que todas las soluciones de gestión de proyectos hoy en día cuentan con la colaboración y comunicación, el poder asignar una tarea a alguien más, tener un chat interno, compartir documentos de distintas fuentes y sobre todo que no existan 20 versiones del mismo documento, un solo documento en donde todos puedan aportar y colaborar.

  • Algo a considerar en este punto es contar con un asistente virtual, por ejemplo: si me invitaron a una reunión y por alguna razón no me llegó el recordatorio, pueda tener un robot que me llamé a mi telefono para confirmar que me subiré a la reunión y notifique a mi equipo. Si voy a tarde, que la robot notifique a los participantes de la sesión ó si me asignaron una tarea, no dé por hecho que ya la vi y la estoy haciendo, que exista una forma de concertar, afirmar y asegurar que lo que me asignó mi jefe o equipo, puedo hacerlo y estoy comprometido.

3. Modelos predictivos.

  • Toda la información que se recaba durante la interacción de las tareas individuales y también de grupo es importante que se analice, esta solución que vas a crear deberá considerar algoritmos de escenarios “What If”, con el objetivo de identificar tendencias y establecer acciones preventivas.

4. Medición y seguimiento de tareas/resultados.

  • Muy importante, para que la alta dirección compre un sistema de gestión de tareas y proyectos, además de prometer que todos están muy organizados, es indispensable mostrar los indicadores de desempeño dentro de esta solución. Por ejemplo:

  • Saber cuántas tareas de las que se le asignaron a Miguel Pérez ha cumplido en fecha de entrega. ¿Cual es su efectividad de acuerdo al tipo de tarea? Entre otras.

Estas herramientas o tecnologías existen hoy en día, el plus es la forma de unirlas, presentarlas en una solución que dé valor a la empresa y que realmente pueda tener una oficina virtual en la #NuevaNormalidad.


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